Bawaslu Kudus Perkuat Tata Kelola Arsip melalui SeTiBKu, Tekankan Pentingnya Retensi dan Penyusutan Arsip

Bawaslu Kudus News - Badan Pengawas Pemilihan Umum (Bawaslu) Kabupaten Kudus melalui Sekolah Kreatif Bawaslu Kudus (SeTiBKu) kembali menyelenggarakan kegiatan penguatan kapasitas sumber daya manusia (SDM). Kali ini, kegiatan tersebut mengangkat tema kearsipan dengan menghadirkan narasumber Bella Suci dari Staf Sekretariat Bawaslu Provinsi Jawa Tengah, yang dilaksanakan pada Rabu (8/4/2026).

Kegiatan ini merupakan bagian dari komitmen Bawaslu Kudus dalam meningkatkan profesionalitas pengelolaan administrasi kelembagaan, khususnya dalam penataan arsip yang tertib, sistematis, dan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Acara dibuka oleh Koordinator Divisi SDM, Organisasi, Pendidikan, dan Pelatihan Bawaslu Kudus, Septyandra Trisnasari, yang dalam sambutannya menekankan pentingnya pengelolaan arsip yang baik sebagai bagian dari akuntabilitas lembaga. Ia menyampaikan bahwa arsip bukan sekadar dokumen, tetapi merupakan bukti kinerja dan pertanggungjawaban institusi.

“Pengelolaan arsip harus dilakukan dengan baik, mulai dari penataan, klasifikasi, hingga retensi arsip yang sesuai aturan. Hal ini penting agar dokumen kelembagaan dapat tertata rapi dan mudah diakses ketika dibutuhkan,” ujar Septy dalam sambutannya.

Ia juga menambahkan bahwa penataan kearsipan di lingkungan Sekretariat Bawaslu Kudus perlu terus ditingkatkan agar sesuai dengan standar tata kelola arsip yang berlaku. Menurutnya, kesadaran seluruh staf terhadap pentingnya tertib arsip menjadi kunci utama keberhasilan pengelolaan dokumen lembaga.

Selain itu, Septy juga menyampaikan secara tidak langsung bahwa kegiatan ini diharapkan mampu meningkatkan pemahaman seluruh jajaran sekretariat mengenai pentingnya arsip sebagai bagian dari memori organisasi serta sebagai dasar pengambilan kebijakan di masa mendatang.

Dalam sesi materi, Aldiano menjelaskan berbagai aspek penting dalam pengelolaan arsip, mulai dari klasifikasi arsip, penomoran surat, hingga proses penyusutan arsip. Ia menjelaskan bahwa klasifikasi arsip dibagi menjadi dua kategori utama yaitu substantif dan fasilitatif yang mencakup berbagai bidang kerja di lingkungan Bawaslu. 

Ia juga menjelaskan bahwa setiap arsip harus memiliki kode klasifikasi yang jelas agar memudahkan dalam penyimpanan dan penelusuran dokumen. Penomoran arsip yang sistematis dinilai penting untuk memastikan efektivitas administrasi perkantoran.

“Arsip yang dikelola dengan baik akan memudahkan organisasi dalam menemukan kembali dokumen yang dibutuhkan serta mendukung transparansi dan akuntabilitas kinerja lembaga,” jelasnya.

Sementara itu, Bela Suci memaparkan terkait penyusutan arsip, yaitu proses pengurangan arsip melalui pemusnahan atau penyerahan arsip statis sesuai dengan jadwal retensi arsip yang berlaku. Proses ini harus melalui tahapan yang jelas, termasuk pembentukan Panitia Penilai Arsip (PPA), rapat penilaian arsip, hingga persetujuan dari pihak berwenang sebelum dilakukan pemusnahan. 

Lebih lanjut, ia menyampaikan bahwa pemusnahan arsip tidak boleh dilakukan secara sembarangan. Arsip yang dimusnahkan harus benar-benar sudah tidak memiliki nilai guna dan prosesnya harus disertai berita acara resmi serta disaksikan oleh pihak terkait agar tetap sesuai prosedur. 

Melalui kegiatan ini, para peserta juga mendapatkan pemahaman bahwa pengelolaan arsip yang baik tidak hanya menjadi tanggung jawab pengelola arsip saja, tetapi merupakan tanggung jawab bersama seluruh unit kerja.

Kegiatan SeTiBKu ini berlangsung secara interaktif dengan sesi diskusi dan tanya jawab. Para peserta terlihat antusias mengikuti materi yang disampaikan, terutama terkait praktik pengelolaan arsip yang sering dihadapi dalam pekerjaan sehari-hari.

Dengan adanya kegiatan ini, Bawaslu Kudus berharap seluruh jajaran sekretariat dapat semakin memahami pentingnya tertib arsip serta mampu mengimplementasikan tata kelola kearsipan yang baik di lingkungan kerja masing-masing.

Melalui penguatan kapasitas SDM secara berkelanjutan, Bawaslu Kudus berkomitmen untuk terus meningkatkan kualitas tata kelola kelembagaan yang profesional, akuntabel, dan berintegritas, termasuk dalam aspek administrasi dan kearsipan sebagai bagian penting dari tata kelola organisasi modern. [*]